Binnen onze organisatie gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle kandidaten en werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.
Privacy policy
voor kandidaten
Wij vinden uw privacy belangrijk!
1. Wie contacteren in geval van vragen?
De Verantwoordelijke voor de Verwerking, Auli bvba, verklaart de Belgische privacywetgeving na te leven, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding. Contactgegevens: privacy@auli.be.
2. Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens. Afhankelijk van het stadium van de procedure, kan dit een of meerdere van onderstaande gegevens betreffen:
- Naam, voornaam, huidige functietitel en werkgever
- Curriculum Vitae en motivatiebrief: adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat; opleiding, werkervaring, huidige situatie (werkzaam/niet werkzaam);
- Notities en rapporten naar aanleiding van CV-screenings, persoonlijke gesprekken en assessments;
- Bezoekers via contactformulier op de website of via info@auli.be: naam, email, onderwerp en bericht.
4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?
Afhankelijk van het stadium van de procedure, verwerken wij een of meerdere persoonsgegevens (zie dataregister):
- Naam, voornaam, huidige functietitel en werkgever (bekomen via netwerking):
Doel: deze gegevens worden verzameld puur in het kader van netwerking.
Gerechtvaardigd belang: aangezien deze gegevens gepubliceerd staan op een professioneel netwerk of jobsite, weet de persoon in kwestie dat hij gecontacteerd kan worden. - Curriculum Vitae en motivatiebrief: bevat persoonlijke gegevens zoals: adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat; opleiding, werkervaring, huidige situatie (werkzaam/niet werkzaam):
Doel: deze gegevens worden bewaard voor geval dat procedure hernomen wordt.
Rechtsgrond: bij het uploaden van zijn/haar CV via het webformulier, dient de kandidaat zijn/haar expliciete goedkeuring te geven voor het feit dat zijn/haar persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt conform deze privacy policy en de algemene wettelijke bepalingen hieromtrent (GDPR).
- Notities en rapporten naar aanleiding van CV-screenings, persoonlijke gesprekken en assessments:
Doel: Indien de kandidaat later solliciteert voor een andere functie, is het interessant om (louter intern) zijn evolutie te analyseren. Bij kandidaten in dienst bij de klant, kan de klant nog om raad vragen omtrent zijn profiel en aanpak.
Rechtsgrond: bij het uploaden van zijn/haar CV via het webformulier, dient de kandidaat zijn/haar expliciete goedkeuring te geven voor het feit dat zijn/haar persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt conform deze privacy policy en de algemene wettelijke bepalingen hieromtrent (GDPR). - Bezoekers via contactformulier op de website of via info@auli.be: naam, email, onderwerp en bericht:
Doel: een correcte opvolging van de aanvraag verzekeren.
Rechtsgrond: bij het invullen van het contactformulier, dient de kandidaat zijn/haar expliciete goedkeuring te geven voor het feit dat zijn/haar persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt conform deze privacy policy en de algemene wettelijke bepalingen hieromtrent (GDPR).
5. Duur van de verwerking
- Naam, voornaam, huidige functietitel en werkgever (bekomen via netwerking):
-> Tot 3 jaar na beëindiging sollicitatieprocedure - Curriculum Vitae en motivatiebrief: bevat persoonlijke gegevens zoals: adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat; opleiding, werkervaring, huidige situatie (werkzaam/niet werkzaam):
-> Tot 3 jaar na beëindiging sollicitatieprocedure - Notities en rapporten naar aanleiding van CV-screenings, persoonlijke gesprekken en assessments:
-> Tot 7 jaar na beëindiging sollicitatieprocedure. Hierna wordt de kandidaat gecontacteerd met de vraag of zijn/haar dossier nog 3 jaar langer mag bewaard worden.
-> Bij indiensttreding worden de gegevens blijvend bewaard.
- Bezoekers via contactformulier op de website of via info@auli.be: naam, email, onderwerp en bericht:
-> Tot 2 weken na bezoek of ontvangst email
6. Wat zijn uw rechten als kandidaat?
- Recht op toegang en inzage
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector. - Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die wij op basis van de wet dienen bij te houden en te verwerken.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. - Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. - Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector
- Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. - Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen. - Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met Joris Pollet via privacy@auli.be met als onderwerp: PRIVACY PERSOONSGEGEVENS. - Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
7. Doorgifte aan derden?
Aangezien wij rekrutering- en selectieopdrachten uitvoeren voor onze klanten (opdrachtgevers), worden de CV’s, notities en rapporten van de kandidaten uit die welbepaalde procedure doorgegeven aan de betrokken klant.
Bij het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst met de klant (opdrachtgever), laten wij hem expliciet verklaren dat hij de persoonsgegevens van de kandidaten dient te verwerken conform de General Data Protection Regulations.
Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.
Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.